Refundacja okularów przez pracodawcę – komu przysługuje?

Refundacja okularów przez pracodawcę przysługuje pracownikowi, który spędza przy monitorze ekranowym co najmniej połowę dobowego czasu pracy, zwykle minimum 4 godziny, a lekarz medycyny pracy zalecił okulary lub soczewki korygujące wzrok. W 2026 roku przepisy nadal nie określają jednej minimalnej kwoty zwrotu. Sprawdź, komu przysługuje świadczenie, jak je uzyskać oraz jakie dokumenty przygotować.

Komu przysługuje refundacja okularów?

Prawo do zwrotu nie wynika z samego faktu korzystania z komputera. Potrzebne jest także orzeczenie lekarza medycyny pracy, wydane w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej. To właśnie ten dokument potwierdza, że podczas pracy przy monitorze pracownik powinien używać okularów korekcyjnych albo szkieł kontaktowych.

Warunek dotyczący czasu pracy odnosi się do używania monitora ekranowego przez minimum 50% dobowego wymiaru czasu pracy. Przy standardowym ośmiogodzinnym dniu pracy oznacza to co najmniej 4 godziny. Liczy się rzeczywisty czas wykonywania obowiązków przed ekranem, a nie wyłącznie stanowisko zapisane w umowie.

Świadczenie obejmuje osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę, niezależnie od rodzaju umowy i czasu jej trwania. Definicja pracownika obejmuje także praktykanta i stażystę, jeżeli spełniają warunek pracy przy monitorze. Podobne zasady mogą dotyczyć laptopa, ponieważ Główny Inspektorat Pracy uznał komputer przenośny za monitor ekranowy używany jako narzędzie pracy.

Samodzielna wizyta u okulisty nie wystarcza do uzyskania ustawowej refundacji. Podstawą świadczenia jest zalecenie wydane podczas badań profilaktycznych przez lekarza medycyny pracy.

Jakie przepisy regulują zwrot za okulary?

Obowiązek pracodawcy wynika z przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy. Art. 237⁶ Kodeksu pracy nakazuje nieodpłatne zapewnienie środków chroniących pracownika przed czynnikami szkodliwymi w środowisku pracy. Koszty realizacji obowiązków BHP nie mogą zostać przeniesione na zatrudnioną osobę.

Szczegółowe zasady zawiera Rozporządzenie w sprawie BHP przy monitorach z 1 grudnia 1998 roku. Zgodnie z § 8 ust. 2 pracodawca zapewnia okulary lub szkła kontaktowe zgodne z zaleceniem lekarza, jeżeli badania okulistyczne wykonane w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą taką potrzebę.

Nowelizacja obowiązująca od 17 listopada 2023 roku wyraźnie rozszerzyła świadczenie na szkła kontaktowe. Wcześniej przepisy mówiły przede wszystkim o okularach korekcyjnych. W 2026 roku pracownik może więc ubiegać się o zwrot kosztów soczewek, jeśli lekarz medycyny pracy wskaże je jako rozwiązanie potrzebne podczas pracy przy ekranie.

Jak uzyskać refundację okularów?

Procedura zależy od regulaminu obowiązującego w firmie, ale najczęściej pracownik najpierw otrzymuje zalecenie lekarskie, następnie kupuje okulary lub soczewki i składa wniosek o zwrot. Przed zakupem dobrze sprawdzić limit oraz wymagany opis na dokumencie sprzedaży.

Do wniosku zazwyczaj trzeba dołączyć:

• orzeczenie lub zaświadczenie lekarza medycyny pracy,
• imienną fakturę potwierdzającą zakup okularów albo szkieł kontaktowych,
• wniosek o refundację, jeśli wymaga go regulamin zakładowy,
• inne dokumenty wskazane przez dział kadr lub pracodawcę.

Faktura powinna zawierać imię i nazwisko pracownika. Firma może wymagać także informacji, że zakup dotyczy okularów do pracy przy monitorze. Rachunek lub faktura wystawiona bez danych kupującego może utrudnić rozliczenie, dlatego wymagania najlepiej ustalić przed zakupem.

Pogorszenie wzroku przed terminem badań

Pracownik nie musi czekać do kolejnego badania okresowego, jeśli dotychczasowa korekcja przestała wystarczać. Może zgłosić pracodawcy problemy z widzeniem i poprosić o wcześniejsze badanie profilaktyczne. Gdy lekarz potwierdzi zmianę wady, pracodawca powinien ponownie zapewnić okulary lub soczewki – niezależnie od daty poprzedniej refundacji.

Badania okresowe przy stanowiskach wyposażonych w monitory wykonuje się co do zasady co 5 lat, lecz lekarz może wyznaczyć krótszy termin. Wcześniejsze badanie może być uzasadnione również zmianą stanu zdrowia pracownika.

Ile wynosi refundacja okularów w 2026 roku?

Przepisy nie wskazują ani konkretnej kwoty, ani procentu zwrotu. Wysokość świadczenia ustala pracodawca w regulaminie pracy, zarządzeniu albo innym dokumencie wewnętrznym. Spotykane limity wynoszą przykładowo 200, 300, 500 lub 1000 zł, lecz żadna z tych wartości nie jest ustawowym minimum.

Refundacja może obejmować szkła i podstawowe oprawki, a także soczewki kontaktowe. Zakres zależy od zasad przyjętych w zakładzie. Jeśli lekarz zalecił wymianę szkieł, nie musi to oznaczać konieczności zakupu nowych oprawek, gdy dotychczasowe nadal nadają się do użytku.

Pracodawca może ustalić wyższą kwotę i okresowo ją waloryzować. W 2025 roku pojawiały się postulaty, aby refundacja wynosiła co najmniej 500 zł albo 50% ceny zakupu, jednak w 2026 roku nie obowiązuje przepis wprowadzający taki minimalny poziom.

Regulamin nie może zastąpić orzeczenia lekarskiego ani całkowicie wyłączyć prawa wynikającego z przepisów BHP. Może natomiast określać limit, dokumenty i sposób wypłaty świadczenia.

Podatki, ZUS i księgowanie refundacji

Zwrot kosztów okularów lub soczewek, który wynika z badań profilaktycznych i przepisów BHP, korzysta ze zwolnienia z podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT. Zwolnienie nie ma limitu kwotowego, ale obejmuje tylko świadczenie przyznane zgodnie z wymaganiami rozporządzenia.

Jeżeli pracownik kupi okulary po prywatnej konsultacji, bez skierowania i zalecenia w ramach medycyny pracy, wypłacona kwota może podlegać opodatkowaniu. Taki zwrot może zostać również wliczony do podstawy składek ZUS. Przy prawidłowej refundacji świadczenie jest wyłączone z oskładkowania na podstawie § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia składkowego.

Wydatek spełniający obowiązek BHP stanowi dla pracodawcy koszt pracowniczy i może zostać ujęty w kosztach uzyskania przychodów. Nie oznacza to jednak prawa do odliczenia VAT. Gdy okulary są własnością pracownika, faktura – nawet wystawiona na pracodawcę – co do zasady nie daje prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Czy zleceniobiorca i osoba na B2B otrzymają zwrot?

Ustawowy obowiązek dotyczy pracowników objętych Kodeksem pracy. Umowa zlecenia, umowa o dzieło oraz kontrakt B2B nie tworzą automatycznie prawa do refundacji okularów przez zleceniodawcę. Firma może wprowadzić takie świadczenie dobrowolnie, lecz wynika ono wtedy z umowy, regulaminu albo przyjętej polityki, a nie wprost z przepisów prawa pracy.

Osoba prowadząca własną działalność gospodarczą również nie korzysta z pracowniczej refundacji. Zakup okularów może zostać uznany za wydatek osobisty związany ze stanem zdrowia, dlatego jego ujęcie jako kosztu firmowego wymaga ostrożnej oceny podatkowej.